Book et lokale

Vi har samlet en række praktiske informationer til dig, der gerne vil booke et mødelokale på Aalborg Bibliotekerne.

Hvor er vores lokaler og hvor mange er der?

Vi har lokaler i Medborgerhuset og oven på Vejgaard Bibliotek. I Medborgerhuset er der 7 mødelokaler samt en foredragssal, der kan benyttes alle ugens dage mellem 8-22.
Bemærk: Alle mødelokalerne ved Vejgaard Bibliotek er lukket i perioden 1. oktober 2019 – 1. august 2020 (forventet) pga. ombygning. Det er derfor ikke muligt at benytte lokalerne ved Vejgaard Bibliotek i denne periode.

Hvordan booker jeg?

Her kan du se udvalget af tilgængelige lokaler, mulige tidspunkter samt booke lokale.
 

Gå til Booking af lokale

Hvem kan LÅNE gratis og hvem betaler LEJE for lokalerne?

Ikke-betalende:
•    Folkeoplysende foreninger, som er godkendt af Folkeoplysningsudvalget i Aalborg Kommune.
•    Foreninger, som ville kunne godkendes som en folkeoplysende forening, men som ikke søger tilskud.
•    Foreninger, som ikke ville kunne godkendes som en folkeoplysende forening, men er en forening af social karakter, som modtager § 18-midler.
•    Politiske partier og politiske bevægelser
•    Fagforeninger
•    Offentlige institutioner hos stat/region/kommuner
Som hovedregel skal brugere, der IKKE falder ind under disse betingelser betale timeleje.
 
Betalende:
•    Firmaer/virksomheder
•    Forkyndende organisationer og kirkesamfund
•    Privatpersoner (herunder også studerende)
•    Brugere, som har arrangement med entréindtægt, skal altid betale lokaleleje for det enkelte arrangement, selvom man falder ind under ikke-betalende

 
Betingelser


•    Hvis der skal reserveres flere datoer ad gangen, kan det højst ske for et halvt år ad gangen.
•    Der skal være en person, der kan stå som ansvarlig over for biblioteket.
•    Lokalerne kan anvendes til møder, foredrag, undervisning og lignende samt kulturelle aktiviteter af ikke-kommerciel karakter, herunder også arrangementer og undervisning, der er godkendt af Folkeoplysningsudvalget i Aalborg Kommune.
•    Lokalerne må kun benyttes til den aktivitet, der er søgt om og givet tilladelse til. Såfremt der afholdes et arrangement med entré, skal det oplyses ved booking og så skal der betales for brug af lokalet.
•    Lokalerne kan ikke lånes til aktiviteter, hvis formål er agitation, behandling, forkyndelse eller udbredelse af overtro, og de kan ikke lånes til fester, bankospil og lign.


Hvad koster det?


•    Prisen for at LEJE lokaler ligger fra 1/1 2020 mellem kr. 300-500 pr. time, afhængigt af lokalets størrelse og placering. I Medborgerhuset findes mødelokale 1-7 til kr. 400,- pr. time samt foredragssalen til kr. 500,- pr. time. Oven på Vejgaard Bibliotek ændres antal af og størrelse på mødelokalerne, og prisen for lokaleleje kendes endnu ikke.
•    Eventuelle regninger sendes først, når arrangementet er afviklet. Regningen kommer digitalt i eBoks i den efterfølgende måned, og der sendes en regning for hvert arrangement.


Udstyr i lokalerne


•    Foredragssalen i Medborgerhuset er udstyret med projektor og lyd samt mulighed for også at bestille mikrofoner, når lokalet bookes. Udstyret koster ikke ekstra.
•    Mødelokale 1 i Medborgerhuset er udstyret med 75” skærm og lyd, der tilkobles via HDMI-stik til egen medbragt pc.
•    Mødelokale 2-7 i Medborgerhuset er udstyret med 65” skærme og lyd, der tilkobles via HDMI-stik til egen medbragt pc.
•    Bærbar pc skal du altid selv medbringe, og du skal selv sørge for kabler – og husk adaptorstik, hvis du bruger andet end HDMI.
•    Det er endnu ikke vedtaget om lokalerne på Vejgaard Bibliotek bliver udstyret med skærme og lyd.


Hvornår er der adgang til lokalerne?


•    Alle lokaler kan anvendes alle ugens dage (officielle fri- og helligdage undtaget) i tidsrummet 8.00 - 22.00. Man booker selv via hjemmesiden, hvor man også kan rette og/eller slette egne bookinger indtil tre døgn før arrangementets afholdelse. Der skal bookes mindst én time, og der må ikke laves flere bookinger efter hinanden; hverken af det samme eller forskellige lokaler på samme dag. Der må gerne bookes flere lokaler i det samme tidsrum.
•    Der er ikke adgang til lokalerne på officielle fri- og helligdage (påske, pinse, jul mv.), og et lokale kan først bookes 30 min. efter, at en anden booket aktivitet i lokalet er afsluttet. Den halve time mellem bookingerne er skiftetid og er beregnet til, at den afsluttende bruger har 15 min. til at rydde op og forlade lokalet, og den kommende bruger har 15 min. til at gøre klar og tage imod sine deltagere. Foredragssalen i Medborgerhuset kan først bookes 60 min. efter, at en anden booket aktivitet i salen er afsluttet, hvilket giver hver bruger skiftetid på 30 min. til hhv. afslutning og opstart.
•    Booking skal foretages senest tre døgn inden, lokalet ønskes benyttet. I særlige tilfælde kan Aalborg Bibliotekerne undersøge, om det er muligt at booke med kortere varsel. Man har ikke råderet over lokalet, før man har modtaget en mail med bekræftelse fra Aalborg Bibliotekerne. Læs din bekræftelse, og medbring den altid til dit arrangement.


Hvordan er der adgang lokalerne?


•    Da lokalerne ved Vejgaard Bibliotek er under ombygning, og det endnu ikke er besluttet, om nøglesystemet ændres, kan alle brugere med egen nøglebrik til lokaler ved Vejgaard Bibliotek aflevere denne på Vejgaard Bibliotek i den betjente åbningstid eller på Hovedbiblioteket i den betjente åbningstid.
•    Til lokalerne i Medborgerhuset skal der ikke anvendes nøgle, da biblioteksbetjentene sørger for at låse op 15 min. før til mødelokalerne samt 30 min. før til foredragssalen. Du smækker selv døren efter brug. 15 min. efter ophør af den bookede tid i mødelokalerne låser døren af sig selv – og 30 min. efter ved brug af foredragssalen.


Hvordan aflyses en booking?

Aflysning af et lokale kan foretages indtil tre døgn før arrangementets start. Ved afbestilling med kortere varsel end tre døgn af et lejet lokale betales et afbestillingsgebyr på kr. 50 (dog kr. 100 for foredragssalen i Medborgerhuset). Er fristen for selv af aflyse overskredet skal biblioteket kontaktes.


Mad og drikke

Der er ikke mulighed for at bestille forplejning gennem biblioteket. Man er dog velkommen til selv at medbringe, såfremt der ryddes op, og lokalet ikke efterlades med generende lugt. I Medborgerhuset er der et tomt køkken, dog med adgang til vand og strøm. Du skal derfor selv medbringe service mv. til eget brug.
 

Øvrige praktiske oplysninger


•    I Medborgerhuset er der elevator til mødelokale 1-7 på 1. sal. I både stueplan og på 1. sal er der adgang til handicaptoilet og pusleplads.
•    Der er adgang til foredragssalen direkte fra gadeplan til brugere, der ikke kan bruge trapper. Adgangsdøren skal åbnes indefra.
•    Når du har booket, får du en bekræftelse på mail. Først når denne bekræftelse kommer, kan du råde over lokalet. Læs din bekræftelse igennem og medbring den.
•    Mødelokale 2 og 3 i Medborgerhuset kan slås sammen og anvendes som ét lokale, hvis de begge bookes. Betalende brugere vil kun skulle betale for ét lokale.
•    Lokalerne skal efterlades med stole- og bordopstilling som beskrevet ved opslag. Vinduer skal lukkes og lyset slukkes. Dørene låser selv 15 min. efter endt arrangement – dog først 30 min. efter i foredragssalen. Eget affald skal fjernes. I modsat fald vil der blive faktureret 1 time for oprydning.
•    Aalborg Bibliotekernes navn må i markedsføring kun bruges i forbindelse med angivelse af adresse for pågældende aktivitet.
•    Har du spørgsmål vedrørende lokalerne, er du velkommen til at kontakte Aalborg Bibliotekerne på telefon 9931 4300 eller pr. mail på bib-planbook@aalborg.dk