Book et lokale

Vi har samlet en række praktiske informationer til dig, der gerne vil booke et mødelokale på Aalborg Bibliotekerne, Rendsburggade 2 eller på Hadsundvej 35.

Hvor er vores lokaler og hvor mange er der?

Der er lokaler i Medborgerhuset, Rendsburggade 2 og på Hadsundvej 35. I Medborgerhuset er der syv mødelokaler samt en foredragssal, der kan benyttes mandag – fredag mellem 8-22, lørdag mellem 9-22 og søndag mellem 10-22.

På Hadsundvej 35 er der 11 mødelokaler samt en sal, der kan benyttes alle ugens dage mellem 8-22. For fortsat at kunne booke lokaler på Hadsundvej 35, skal du oprette dig hos De Frivilliges Hus, der fremover står for lokalerne på adressen. 

Du kan oprette dig via dette link

Vedr. spørgsmål om lokalerne på Hadsundvej kan du kontakte De Frivilliges Hus på 98111344, maile på frivillighuset@frivillighuset.dk  eller kigge på De Frivilliges Hus' hjemmeside

Hvordan booker jeg?

Se udvalget af  lokaler nederst på denne side. I bookingsystemet kan du booke mødelokaler og se ledige tidspunkter.

Book lokale her

Hvem kan LÅNE gratis og hvem betaler LEJE for lokalerne?

Nationale love opdeler foreningslivet primært i tre hovedgrupper: 

  • De frivillige sociale foreninger og grupper - herunder §18 foreninger (gratis lokaler)
  • De Folkeoplysende foreninger (betaler lokalegebyr pr. time)
  • Øvrige private foreninger (betaler lokaleleje pr. time)

Eksempel på brugere, der kan låne gratis:

  • Politiske partier, politiske organisationer og bevægelser.
    Mødet må ikke have karakter af vælgermøde eller valgagitation.
  • Fagforeninger
  • Offentlige institutioner hos stat/region/kommuner
  • Bibliotekets læseklubber/-kredse

Eksempel på brugere der betaler lokalegebyr:

  • Folkeoplysende foreninger

Eksempel på brugere som skal betale lokaleleje:

  • Private firmaer/virksomheder
  • Ejer-/boligforeninger
  • Forkyndende organisationer og kirkesamfund
  • Privatpersoner (herunder også studerende)
  • Brugere, som har arrangement med entréindtægt, skal altid betale lokaleleje for det enkelte arrangement, selvom man falder ind under ikke-betalende

Betingelser

  • Hvis der skal reserveres flere datoer ad gangen, kan det højst ske for 9 måneder ad gangen.

  • Der skal være en person, der kan stå som ansvarlig.

  • Lokalerne kan anvendes til møder, foredrag, undervisning og lignende samt kulturelle aktiviteter af ikke-kommerciel karakter, herunder også arrangementer og undervisning, der er godkendt af Folkeoplysningsudvalget i Aalborg Kommune.

  • Lokalerne må kun benyttes til den aktivitet, der er søgt om og givet tilladelse til. Såfremt der afholdes et arrangement med entré, skal det oplyses ved booking, og så skal der betales for brug af lokalet.

  • Lokalerne kan ikke bruges til salgsarrangementer, fester, bankospil og lign.

Hvad koster det?

  • Lokalegebyret er 42,- pr. time for foredragssalen i Medborgerhuset og 17,- kr. pr. time for alle øvrige lokaler i både medborgerhuset og på Hadsundvej.

  • Lokalelejen er 500 kr. pr. time for foredragssalen i Medborgerhuset, 400,- pr. time for alle øvrige lokaler i Medborgerhuset samt 300,- pr. time på Hadsundvej 35.

  • Eventuelle regninger sendes først, når arrangementet er afviklet. Regningen kommer digitalt i e-Boks i den efterfølgende måned, og der sendes en regning for hvert arrangement.

Udstyr i lokalerne

  • Foredragssalen i Medborgerhuset er udstyret med projektor og lyd samt mulighed for også at bestille mikrofoner, når lokalet bookes. Udstyret koster ikke ekstra.

  • Mødelokale 1 i Medborgerhuset er udstyret med 75” skærm og lyd, der tilkobles via HDMI-stik til egen medbragt pc.

  • Mødelokale 2-7 i Medborgerhuset er udstyret med 65” skærme og lyd, der tilkobles via HDMI-stik til egen medbragt pc.

  • Bærbar pc skal du altid selv medbringe, og du skal selv sørge for kabler – og husk adaptorstik, hvis du bruger andet end HDMI.

  • Det er ikke mulighed for at bestille udstyr i lokalerne på Hadsundvej.

Hvornår er der adgang til lokalerne?

  • Alle lokaler i Medborgerhuset kan anvendes mandag-fredag (officielle fri- og helligdage undtaget) i tidsrummet 8:00 – 22:00, lørdag 9:00-22:00 samt søndag fra 10:00-22:00.

  • Alle lokaler på Hadsundvej kan anvendes mandag-søndag (officielle fri- og helligdage undtaget) i tidsrummet 8:00 – 22:00.

Hvordan er der adgang til lokalerne?

Man booker selv via kalenderne, som findes øverst eller nederst her på siden. I kalenderen kan man også selv rette og/eller slette egne bookinger indtil tre døgn før arrangementets afholdelse. Der skal bookes mindst én time, og der må ikke laves flere bookinger efter hinanden; hverken af det samme lokale eller forskellige lokaler på samme dag. Der må gerne bookes flere lokaler i det samme tidsrum.

Der er ikke adgang til lokalerne på officielle fri- og helligdage (påske, pinse, jul mv.), og et lokale kan først bookes 30 min. efter, at en anden booket aktivitet i lokalet er afsluttet. Den halve time mellem bookingerne er skiftetid og er beregnet til, at den afsluttende bruger har 15 min. til at rydde op og forlade lokalet, og den kommende bruger har 15 min. til at gøre klar og tage imod sine deltagere. Foredragssalen i Medborgerhuset kan først bookes 60 min. efter, at en anden booket aktivitet i salen er afsluttet, hvilket giver hver bruger skiftetid på 30 min. til hhv. afslutning og opstart.

Booking skal foretages senest tre døgn inden, lokalet ønskes benyttet. I særlige tilfælde kan vi undersøge, om det er muligt at booke med kortere varsel. Man har ikke råderet over lokalet, før man har modtaget en mail med bekræftelse fra os. Læs din bekræftelse, og medbring den altid til dit arrangement.

Til lokalerne på Hadsundvej får man tilsendt en mail med dørkode, der anvendes til at komme ind. Koden virker fra 15 minutter for din booking starter. Koden sendes, når din booking bekræftes og igen dagen før din booking.

Til lokalerne i Medborgerhuset sørger biblioteksbetjentene for at låse op 15 min. før din booking i et mødelokale samt 30 min. før til foredragssalen. Du smækker bare døren, når du går.

Øvrige praktiske oplysninger

  • I Medborgerhuset er der elevator til mødelokale 1-7 på 1. sal. I både stueplan og på 1. sal er der adgang til handicaptoilet og pusleplads.

  • Der er adgang til foredragssalen direkte fra gadeplan til brugere, der ikke kan bruge trapper. Adgangsdøren skal åbnes indefra.

  • Når du har booket, får du en bekræftelse på mail. Først når denne bekræftelse kommer, kan du råde over lokalet. Læs din bekræftelse igennem og medbring den.

  • Mødelokale 2 og 3 i Medborgerhuset kan slås sammen og anvendes som ét lokale, hvis de begge bookes. Betalende brugere vil kun skulle betale for ét lokale.

  • Lokalerne skal efterlades med stole- og bordopstilling som beskrevet ved opslag. Vinduer skal lukkes og lyset slukkes. Dørene låser selv 15 min. efter endt arrangement – dog først 30 min. efter i foredragssalen. Eget affald skal fjernes. I modsat fald vil der blivefaktureret 1 time for oprydning.

  • På Hadsundvej er der elevator til mødelokale 1-8 på 1. sal.

  • Når du har booket, får du en bekræftelse på mail. Først når denne bekræftelse kommer, kan du råde over lokalet. Læs din bekræftelse igennem og medbring den.

  • Lokalerne skal efterlades med stole- og bordopstilling som beskrevet ved opslag. Vinduer skal lukkes og lyset slukkes. Dørene låser selv 15 min. efter endt arrangement – dog først 30 min. efter i foredragssalen. Eget affald skal fjernes. I modsat fald vil der blivefaktureret 1 time for oprydning.

  • Aalborg Bibliotekernes navn må i markedsføring kun bruges i forbindelse med angivelse af adresse for pågældende aktivitet.

  • Har du spørgsmål vedrørende lokalerne, er du velkommen til at kontakte Aalborg Bibliotekerne på telefon 9931 4300 eller pr. mail på bib-planbook@aalborg.dk

Hvordan aflyses en booking?

Aflysning af et lokale kan foretages indtil tre døgn før arrangementets start. Du skal henvende dig der, hvor du har booket. Ved afbestilling med kortere varsel end tre døgn af et lejet lokale betales et afbestillingsgebyr på kr. 50 (dog kr. 100 for foredragssalen i Medborgerhuset). Er fristen for selv af aflyse overskredet, skal du henvende dig, der hvor du oprindeligt bookede.

Mad og drikke

Skal du være i Medborgerhuset, er du velkommen til at kontakte Café Nørregade, som ligger i forbindelse med hovedbiblioteket og bestille forplejning gennem dem. Kontaktoplysninger og blanket til at blive oprettet som kunde, finder du herunder.

Du kan selvfølgelig også vælge at bestille forplejning andre steder. Du må også gerne selv medbringe forplejning, så længe, du sørger for at rydde op og lufte ud efter dit arrangement. Der er et køkken i medborgerhuset med vand og strøm. Du skal selv medbringe service mv. til eget brug.

Kontakt Café Nørregade: mail dk677@eurest.dk eller telefon: 2148 6704. Du kan blive oprettet som kunde ved at udfylde denne formular

Skal du være på Hadsundvej, er der et køkken med kaffemaskine, opvaskemaskine og service, der kan benyttes.