Privatlivspolitik

Aalborg Bibliotekerne er dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger i forbindelse med brugen af bibliotekernes tilbud og tjenester. Aalborg Bibliotekerne hører under Aalborg Kommune, Klima, Kultur og Sundhed.

Efter databeskyttelsesreglerne skal Aalborg Bibliotekerne give dig en række oplysninger om hvorfor og hvordan vi behandler personoplysninger, samt oplysninger om hvilke rettigheder og klagemuligheder du har. 

Hvorfor behandler vi dine oplysninger?

Aalborg Bibliotekerne behandler personoplysninger for at:

  • administrere dit lånerforhold
  • oprette og vedligeholde brugerprofiler
  • håndtere lån, aflevering, reservationer og gebyrer
  • give adgang til bibliotekernes selvbetjente åbningstid
  • administrere print-, kopi- og andre selvbetjeningsløsninger
  • håndtere tilmeldinger til arrangementer og aktiviteter
  • kommunikere med dig om bibliotekets tjenester
  • administrere adgang til digitale tjenester og selvbetjeningsløsninger
  • skabe trygge og sikre rammer for bibliotekets brugere og medarbejdere
  • forebygge, dokumentere og om nødvendigt undersøge hærværk, tyveri og andre strafbare forhold

Hvilke oplysninger behandler vi?

Afhængigt af hvilke tjenester du benytter, behandler vi typisk følgende oplysninger:

Udlåns-, informations-, og arrangementsaktivitet

  • kontaktoplysninger (navn, adresse, telefonnummer, e-mail)
  • lånernummer
  • CPR-nummer 
  • oplysninger om lån, reservationer og eventuelle gebyrer
  • oplysninger om deltagelse i arrangementer
  • oplysninger om brug af bibliotekets digitale tjenester (fx IP-adresse)

Adgangsregistrering

Når du benytter bibliotekets selvbetjente åbningstid, registrerer vi:

  • CPR-nummer eller lånernummer
  • tidspunkt for adgang til biblioteket

Videoovervågning

På biblioteker og servicepunkter med selvbetjent åbningstid foretages der videoovervågning. Der behandles i den forbindelse billedoptagelser af personer, som opholder sig på biblioteket.

Print og kopiering

Når du benytter bibliotekets print- og kopiløsninger, kan der behandles:

  • Kontaktoplysninger: Navn, e-mailadresse, virksomhed, stillingsbetegnelse, land og sprog (indsamles via frivillige formularer eller anden interaktion).
  • Betalingsoplysninger: Betalingskortoplysninger (begrænset til de sidste 4 cifre samt transaktionsdato), som opbevares for at overholde gældende regnskabs- og bogføringskrav.
  • Dokumenter: Filer, der uploades til print, scanning eller kopiering.
  • Brugs- og browserdata: IP-adresser, browsertype, enhedsoplysninger og brugsmønstre, som indsamles via cookies og andre websporings-teknologier.

Retsgrundlag

Almindelige personoplysninger behandles efter databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c og e, da behandlingen er nødvendig af hensyn til udførelse af opgaver i samfundets interesse, samt lov om biblioteksvirksomhed (biblioteksloven) og TV-overvågningsloven.

Personnummer behandles efter databeskyttelseslovens § 11 stk. 1 med henblik på entydig identifikation.

I særlige tilfælde kan behandlingsgrundlaget være et samtykke. Er det tilfældet, er behandlingen typisk være baseret på databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra a.

Hvor får vi oplysningerne fra?

Vi indsamler som udgangspunkt oplysninger direkte fra dig, når du:

  • opretter dig som bruger
  • logger ind på vores hjemmeside
  • bruger udlånsautomater og andre selvbetjeningsløsninger
  • anvender adgangssystemet i den selvbetjente åbningstid
  • tilmelder dig arrangementer
  • anvender print- og kopiløsninger
  • kontakter biblioteket

Ved brug af visse digitale tjenester kan identitetsoplysninger modtages gennem MitID.

Modtagere eller kategorier af modtagere

Det er kun de ansatte i kommunen, som har et sagligt formål med at behandle oplysningerne, som kan tilgå dem. Kommunens ansatte har tavshedspligt. I visse tilfælde, kan det følge direkte af national eller EU-lovgivning, at oplysningerne skal videregives fx til en anden offentlig myndighed. På samme måde kan det være hjemlet at oplysningerne kan videregives til arkivformål i samfundets interesse, videnskabelige og/el. statistiske formål. Oplysninger videregives kun i det omfang der er lovhjemmel eller Aalborg Kommune er forpligtet hertil.

Herudover behandler følgende modtagere dine oplysninger; 

  • IT-driftleverandører og andre databehandlere til at understøtte bibliotekets sagsbehandling
  • Gældsstyrelsen eller andre offentlige myndigheder, når dette følger af lovgivningen
  • Politiet i forbindelse med efterforskning af strafbare forhold

Overførsel til lande uden for EU og EØS

Vi vil ikke overføre dine personoplysninger til modtagere uden for EU og EØS.

Hvor længe opbevarer vi oplysningerne?

Adgangsregistrering

Oplysninger om adgang til bibliotekets selvbetjente åbningstid opbevares i 30 dage og slettes herefter automatisk.

Videoovervågning

Videooptagelser opbevares i 30 dage og slettes herefter automatisk.

Print og kopiering

Alle betalingsoplysninger behandles sikkert af tredjeparts betalingsudbydere, og opbevares i fem år plus indeværende år for at overholde dansk lovgivning. Dokumenter der uploades til print, opbevares i en begrænset periode (24 timer) for at kunne levere den ønskede service.

Låneroplysninger

Låneroplysninger opbevares, så længe du er aktiv bruger af Aalborg Bibliotekerne.

Oplysninger slettes automatisk, hvis du ikke har et mellemværende med biblioteket og ikke har været aktiv bruger i 3 år.

Visse oplysninger slettes dog tidligere:

  • oplysninger om afleverede materialer slettes efter 30 dage
  • oplysninger om betalte gebyrer slettes efter 30 dage
  • indholdet af beskeder sendt til dig slettes efter 30 dage
  • oplysninger om besøg i selvbetjent åbningstid slettes efter 30 dage
  • oplysninger om betalte erstatninger slettes efter 1 år
  • oplysninger om reserveringer slettes, når materialet er udlånt til dig, eller når reserveringen slettes.
  • Oplysninger om betaling af mellemværender opbevares i overensstemmelse med gældende regler om kommunalt regnskabsmateriale, forældelsesregler og arkivlovgivning. Disse oplysninger opbevares normalt i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, hvor kravet er afsluttet.

Sociale medier

Hvis du kontakter Aalborg Bibliotekerne via sociale medier, behandler vi de oplysninger, som du selv vælger at dele med os.
Vi opfordrer til, at du ikke deler følsomme eller fortrolige oplysninger via sociale medier.

Formularer og øvrige digitale henvendelser

Vi opbevarer dine oplysninger, så længe det er nødvendigt for, at vi kan udføre vores opgaver. Vi lægger vægt på hvor lang tid, det tager at behandle din sag/henvendelse i kommunen, om din sag/henvendelse kan påklages til en klageinstans, hvornår din sag/henvendelse bliver forældet og om der er lovkrav der påvirker opbevaringsperiode, når vi fastlægger, hvor længe dine oplysninger vil blive opbevaret.

Bemærk venligst, at vi videregiver oplysninger til arkivmyndighederne i det omfang at vi er forpligtet hertil efter arkivloven.

Dine rettigheder

Du har flere rettigheder efter databeskyttelsesforordningen. Hvis du ønsker at benytte en eller flere af rettighederne, skal du anmode Aalborg Kommune herom. Vi håndterer anmodningen hurtigst muligt og som udgangspunkt indenfor 30 dage. Du har ret til at anmode om følgende: 

  • Retten til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger. 
  • Retten til at gøre indsigelse mod behandling af dine personoplysninger. Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger. 
  • Retten til berigtigelse (rettelse) af urigtige oplysninger om dig selv. 
  • Retten til sletning indebærer at du i nogle tilfælde har ret til at få slettet oplysninger om dig. Aalborg Kommune er som offentlig myndighed ofte forpligtet til at journalisere oplysninger efter andre love, og i disse situationer, vil vi ofte ikke kunne imødekomme en anmodning om sletning.
  • Retten til begrænsning af behandling. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser. 
  • Retten til at transmittere oplysninger (dataportabilitet). Du har i visse tilfælde ret til at få overført dine personoplysninger i maskinlæsbart format til ny dataansvarlig. 
  • Retten til at trække eventuelt samtykke tilbage. Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger på baggrund af dit tidligere meddelte samtykke og op til tidspunktet for tilbagetrækningen. Hvis du tilbagetrækker dit samtykke, har det derfor først virkning fra dette tidspunkt.

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte Aalborg Bibliotekerne. Du finder vores kontaktoplysninger nedenfor. Hvis du ønsker indsigt, kan du også benytte den formular, som du finder på www.aalborg.dk/indsigtsret 

Kontakt

Aalborg Bibliotekerne 
Rendsburggade 2
9000 Aalborg
CVR-nr.: 29189420
Telefon: 99 31 43 00

Hvis du har spørgsmål til dine rettigheder efter databeskyttelsesforordningen, er du også altid velkommen til at kontakte vores databeskyttelsesrådgiver. Du kan kontakte vores databeskyttelsesrådgiver på følgende måder:

Skriv sikkert til databeskyttelsesrådgiver www.aalborg.dk/gdpr (scroll helt ned til det hvide felt nederst) 

Klage

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine eller dit barns personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.